つれづれブログ

ただ思いのままに書き綴る

仕事

伝わる文章を書くために必要なたったひとつのこと

投稿日:2018年5月28日 更新日:

文章によるコミュニケーションの重要性

現代のビジネスにおいて文章を使わないコミュニケーションは考えられません。

特にインターネットの登場によりメールを使ったコミュニケーションが普及した今、文章によるコミュニケーションの重要性はますます高まっています。

特にデスクワークをしていると毎日数十、多い人だと数百通のメールを受け取っている人もいるでしょう。

メールの内容は連絡事項の伝達やスケジュール調整の依頼のほかに個別事項に関する問い合わせなど、さまざまなケースがあります。

どれにも共通して言えることは

  • 「誰か」が
  • 「誰か(たち)」に対して
  • 「メッセージ」を
  • 「伝える」という行為を通じて
  • 「目的を達成」しようとしている。

ということです。

ひよっとして、問い合わせメールがこのパターンにあてはまるのか?と疑問に思うかもしれません。

実はこのような問い合わせのケースでも

 

  • 「わからない」
  • 「こういうことを答えてほしい」

 

というメッセージを相手に伝えることで、回答を引き出すことを目的に送っているのです。

そして、聞き手はこの質問から得られた回答から次ののアクションにつなげたいと考えています。

実際、聞き手にとって問い合わせをすることは手段であって目的ではありません。

少し話が逸れましたが、こうして日常的に多くのメッセージをたくさんの人とやりとりする中で

「文章だけでメッセージを伝えることの難しさ」

を感じている人も多いのではないでしょうか。

文章だけで伝えることの難しさ

受け取るメッセージの中に、このようなものを見かけることはありませんか?

  • 「内容がスッと入ってこない」
  • 「なんとなくわかるけど、モヤッとしている」
  • 「読むのが辛い」

 

このように、なにを伝えたいのかわからない「残念な文章」に頭を悩ませることは意外に多いのではないでしょうか。

これが会話でのやりとりであれば、その場で不明点や意図を確認することは簡単です。

それは「スッと入ってこない」部分のギャップを会話のキャッチボールの中で修正することができるから。

 

わからない(わかりにくい)文章を受けっとった時には次のようなアクションが発生します。

 

 

1. わからないメッセージを受け取る

2. 返信として質問する

3. 質問に対する回答が返ってくる

 

だいたいの場合は、このような流れで「わからないこと」に対する疑問点を解消しようとします。

 

ここで返ってきた内容が不十分であったり、うまく意図が伝わっていない時は、さらに2と3のステップをわかるまで繰り返すことになります。

メールや会話のどちらでも同じようなステップが発生しますが、メールの場合だと回答がすぐに返ってこないので非常に効率が悪いです。

 

また、既に相手とのギャップがある状態なので

質問内容が相手に伝わらないことが予想されます。

最悪のケースでは、お互いに質問の打ち合いになりコミュニケーションが成り立たなくなります。

 

このようなケースに陥らないためにも

 

「わかりやすく伝える」

「相手の意図を感じとる」

 

ことは本当に重要です。

 

では、わかりにくい文章にはどのような特徴があるのかみていきましょう。

 

残念な文章にみられる特徴

ここでは次のようなメッセージを残念な文章として考えます。

  • 「内容がスッと入ってこない」
  • 「なんとなくわかるけど、モヤッとしている」
  • 「読むのが辛い」

これらの文章には共通するいくつかの特徴があります。

あなたが書いている文章にもこんなものがありませんか?

 

  • 目的がわからない
  • 無駄な情報が多い
  • 相手に伝わる言葉を選んでいない
  • 結論がない
  • 全体的に曖昧

 

目的がわからない

連絡事項として多くの情報が羅列されたメールを読んだにもかかわらず、次のアクションに対する明確な指示や情報がないので、結局相手に質問を投げ返すといった経験があるはずです。

 

「いったいこの人は、この情報を伝えて自分に何をして欲しかったのだろう?」

 

色々と思いを巡らせてみてもわからないまま相手に聞き返すしかありません。

これが気軽に質問できる関係であれば問題ないのですが、相手によっては聞きにくいといったケースも。そしてわからないまま「こうかな?」と思っていたことが実は間違っていた。

 

こんな苦い経験ありませんか?

 

自分のメーラーの送信ボックスの中にもそのようなものがないかチェックしてみましょう。

ひょっとしたら自分が気づかないまま、相手を混乱させてしまっているかもしれませんよ。

 

無駄な情報が多い

情報を伝えるときに、「必要な情報が漏れないように」とか「ここは詳しく書いたほうがわかりやすいだろう」といった送り手の善意が裏目に出てしまうことがあります。

 

なぜこんなことが起こるのでしょうか?

 

これは何のために伝えるのかという「目的」が定まっていないために、どのような情報を相手に伝えれば良いのかを送り手がわかっていないことが原因です。

必要な情報を選択することができないので、持っている情報を全部送っておけば安心だという身勝手な行動が相手を混乱させてしまいます。

多くの不必要な情報から本当に必要な情報を探し出すのは時間をロスすることになり、また大事な情報を見落とすリスクにも繋がります。

 

相手に伝わる言葉を選んでいない

文章で相手に何かを伝えるときには言葉を使います。逆に言えば言葉しか使えません。

それにもかかわらず「自分の言葉」で文章を書いてしまっている人が多いです。ここでいう「自分の言葉」というのは、「自分」や「自分の周りの人たち」の間で意味が通じる言葉、を指しています。

あなたが書いた文章がそのような「自分の言葉」だけで書かれたものである場合、文章を受け取った相手はそれを理解してくれるでしょうか?

 

メッセージを送る前に、もう一度相手の顔を思い浮かべて見てください。そして相手に語りかけるメッセージが本当に相手に伝わるものであるのか読み返してみましょう。

 

結論がない

報告メールなどでよく見かけるケースがこれです。

細々とした情報をつらつらと詳細に書いているのですが、結論として何を報告したいのかわからないといった感じの残念な文章。

この手のメッセージは報告する側が「報告すること」を目的と誤った認識をしていることが多いのではないでしょうか。

 

報告は手段であって目的ではありません。

 

その報告で何を相手に伝えておくべきなのか?

次のアクションに繋げるための結論を伝えているか?

単なる情報の羅列になっていないか?

 

こういったメッセージは読み手にとっても、読むことが辛く大きな負担がかかります。途中で読むのをやめてしまうかも知れません。

読んでもらえなければ、書いた時間は無駄だったという事になります。

 

書き手と読み手の双方にとって時間のロスになるくらいなら、そんな報告はやめてしまったほうがマシだと思いませんか?

 

 

全体的に曖昧

文章がモヤっとしてしまう原因として「曖昧な表現」があげられます。

 

「◯◯をお願いしたいです。でも出来なくても結構ですのでお気遣いは不要です。」

 

なんてメッセージを受けたらどうしますか?

 

「◯◯をお願いします。」

 

と言い切ったほうがストレートで相手は迷う事なく、Yes or No で答えてくれるでしょう。

 

また

 

「近いうちにお会いしたいので都合の良い時期にお知らせください。」

 

こんなメッセージを見かける事もあります。

 

これも一見すると相手を気遣っているように見えますが、このような伝え方はかえって相手を迷わせたり混乱させるだけです。

 

「来週お会いしたいのですがご都合いかがでしょうか?」

 

と具体的に時期を明示すれば、相手は何を答えるべきか明確なので迷う事がありません。

 

相手を気遣うのであれば、相手を混乱させるようなメッセージを送るべきではありません。

 

残念な文章の処方箋

全ての病気に対する万能薬が存在しないように、全ての残念な文章に対する特効薬は存在しません。

ただ、ココだけ抑えておけば残念な文章になりにくいポイントというものはあります。

 

何をして欲しいのか?ハッキリさせる

例えば情報を伝達するだけの連絡メールの場合だと

 

「連絡する」ことは手段であって目的ではありません。

 

その情報を相手に伝えることで「相手に何をして欲しいのか(決断して欲しいのか)」を伝えていないケースをよく見かけます。

 

まず、

 

「何をして欲しいのか」

「何を決断して欲しいのか」

 

という目的をハッキリと相手に示します。

そして次のアクションや決断のために必要な情報を渡してあげましょう。

この情報に不要であったり、相手を混乱させるようなものが混入していないかチェックしてください。

 

メッセージを書く時に、相手に伝えることの「目的」を強く意識してください。

 

最後に一度繰り返しておきますが、伝えることは手段であって目的ではありません。

-仕事

執筆者:


comment

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

関連記事

日本企業は礼儀正しく時間を奪っている?

あなたの時間も奪われている ある日目にしたブログに目か釘付けになった。   日本企業は「礼儀正しく時間を奪う」マイクロソフトが働き方改革で歩んだ地雷だらけの道   そこに書かれてい …

武器としての書く技術を読んで

文章が書けない人は意外に多い 自分の書く文章になんとなく自信が持てないという人は多いのではないだろうか。   メールで送った内容が相手にちゃんと伝わっていない。 クライアントに提出した企画書 …

サッカー日本代表と日本企業における働き方の意外な関係

いよいよワールドカップ2018開幕ですが サッカーワールドカップ2018ロシア大会の開幕まであとわずかですね。 試合まで待ちきれないという人も多いのではないでしょうか。   5月30日に行わ …